Apprends Mon Djossi en 31 cartes

Imagine un vendeur très fort en calcul qui ne dort jamais. Il sait vendre 12,5 mètres de câble, un sac de ciment ou une boîte de vis. Il prépare les devis pour tes clients, il note qui t'achète à crédit et il te dit qui est en retard pour payer.

1. Deux sortes de personnes l'utilisent

   L'admin, c'est le patron ou la patronne : il règle la boutique, ajoute les produits et les caissiers, et voit tous les chiffres. Le caissier ou la caissière vend au comptoir avec son propre accès. Chacun a son mot de passe.

2. Tout se fait dans un ordre simple

   1. On installe la boutique une seule fois (le premier jour). 2. Chaque jour, on ouvre la caisse, on vend, puis on ferme la caisse. 3. De temps en temps, on regarde les chiffres et on réapprovisionne.

3. Le menu

   Sur ordinateur, le menu est à gauche. Sur téléphone, touche les trois traits en haut. Les pages sont rangées en trois groupes : Pilotage (les chiffres), Opérations (vendre, recevoir) et Catalogue (ce que tu vends).

Tu fais ces étapes une seule fois, dans cet ordre. Compte une heure si tu as beaucoup d'articles.

1. Créer ton compte

   Sur le site, touche « Essai gratuit ». Choisis le type de ton commerce (Quincaillerie), écris le nom de la boutique, ton numéro et ton email. L'essai dure 14 jours.

   Le type de commerce décide des pages que tu verras. Ensuite, seul le support Mon Djossi peut le changer.

2. Remplir « Ma boutique »

   Ces informations apparaissent sur tes reçus : nom, ville, adresse, numéro WhatsApp et logo.

   1. Ouvre « Ma boutique » dans Administration.
   2. Complète les champs et enregistre.

3. Ranger : les rayons

   Les rayons sont comme les tiroirs de ta boutique. Quelques-uns sont déjà créés pour toi. Tu peux en ajouter, et les regrouper (par exemple Électricité, Plomberie, Construction).

   1. Ouvre « Rayons ».
   2. Touche le bouton d'ajout, écris le nom et, si tu veux, le groupe.
   3. Le petit « + » à côté d'un groupe ajoute directement dedans.

4. Ajouter tes articles avec la bonne unité

   Chaque article se vend d'une certaine façon : le câble au mètre, la peinture au litre, le ciment au sac, les clous au kilo. C'est ce qu'on appelle l'unité.

   1. Ouvre « Articles » puis le bouton d'ajout.
   2. Écris le nom, choisis le rayon.
   3. Choisis l'unité : pièce, sac, carton, mètre, kilo, litre…
   4. Indique le prix de vente et le prix d'achat pour une unité (un mètre, un sac…).

   Le mètre, le kilo et le litre acceptent les virgules : tu peux vendre 12,5 m de câble. Les pièces et les sacs, eux, se comptent en nombres entiers.

5. Le conditionnement (si tu achètes par carton)

   Tu achètes les vis par boîte de 100 mais tu les vends à la pièce ? Indique le conditionnement : « Boîte de 100 ». L'application fera la conversion pour toi.

6. Dire à l'application ce que tu as déjà en boutique

   Ton stock de départ, ce sont les articles déjà posés sur tes étagères. On les enregistre comme une livraison : c'est une « entrée ». Après ça, chaque vente enlèvera toute seule les articles vendus.

   1. Ouvre « Réceptions » puis touche « Nouvelle entrée ».
   2. Écris le nom du fournisseur (ou « Stock de départ »).
   3. Ajoute chaque article avec sa quantité et son prix d'achat. Si un article n'existe pas encore dans « Articles », tu peux le créer directement ici.
   4. Touche « Enregistrer l'entrée ». Le stock monte aussitôt.

   Fais-le une seule fois au début. Ensuite, tu ne refais une entrée que lorsqu'une nouvelle livraison arrive.

7. Ajouter tes caissiers

   Chaque personne qui vend au comptoir a son propre accès. Comme ça, tu sais qui a vendu quoi.

   1. Ouvre « Caissiers » dans Administration.
   2. Touche « Nouveau caissier », écris son email et un mot de passe.
   3. Donne-lui ces informations : il se connecte sur la même adresse que toi.

   Un caissier vend et reçoit les livraisons, mais ne voit pas les réglages de la boutique.

Voici l'ordre d'une journée normale. Au bout de deux ou trois jours, tu le feras sans réfléchir.

1. Le matin : ouvrir la caisse

   Sans caisse ouverte, on ne peut pas vendre. C'est comme ouvrir le rideau de la boutique.

   1. Ouvre « Caisse ».
   2. Touche « Commencer la journée ».

2. Toute la journée : vendre

   Chaque vente enlève les articles du stock et ajoute l'argent à la caisse. Exemple : tu vends un sac de ciment.

   1. Ouvre « Sorties » puis « Nouvelle sortie ».
   2. Choisis « Vente » puis « Continuer ».
   3. Touche « + Ajouter un article » et choisis ce que le client achète. Corrige la quantité si besoin.
   4. Pour un article au mètre ou au kilo, tape la quantité avec une virgule (12,5).
   5. Au moment de payer, choisis « Comptant » ou « À crédit » si c'est un client pro qui paiera plus tard.
   6. Une réduction ? Écris-la en montant ou en pourcentage.
   7. « Continuer → Paiement », choisis le mode (espèces, Wave, Orange Money, MTN, carte).
   8. En espèces, écris ce que le client te donne : l'application calcule la monnaie à rendre.
   9. Touche « Enregistrer la vente » puis « Imprimer » si tu veux le reçu.

   Pour aller plus vite sur ordinateur, appuie sur Ctrl + K : c'est la barre de commande. Tape une ligne comme « -1 jogging noir L @12000 » (le signe moins pour une vente, + pour une entrée) : l'application te montre ce qu'elle a compris avant de valider.

3. Si un article est perdu, abîmé ou donné

   Ce n'est pas une vente, mais il faut quand même l'enlever du stock.

   1. Dans « Sorties », choisis « Perte » ou « Don » au lieu de « Vente ».
   2. Pour une petite dépense (transport, sachets), choisis « Dépense ».

4. Quand une livraison arrive

   Enregistre-la dans « Réceptions » : le stock monte tout de suite.

5. Le soir : fermer la caisse

   Fermer la caisse range les recettes de la journée. Tu peux toujours relire les jours passés.

   1. Ouvre « Caisse ».
   2. Regarde le total encaissé et le détail par mode de paiement.
   3. Touche « Terminer la journée » puis « Oui, terminer la journée ».

6. Regarder ce que la journée a rapporté

   Le « Dashboard » montre les ventes, le bénéfice et les produits qui se vendent le mieux.

Trois outils pour gagner du temps. Ils ne sont pas obligatoires, mais quand tu as beaucoup d'articles ou un réseau qui coupe, ils changent la vie.

1. Importer tout ton catalogue d'un coup

   Au lieu de créer 300 articles un par un, tu les écris dans un tableau Excel (ou Google Sheets) et tu l'envoies. L'application crée les articles, les catégories qui manquent et ton stock de départ en une seule fois.

   1. Ouvre « Articles » (ou « Réceptions ») et touche « Importer ».
   2. Touche « Modèle » : un fichier d'exemple se télécharge, avec les bonnes colonnes.
   3. Remplis-le : une ligne par article. Même nom sur deux lignes = deux tailles ou deux couleurs du même article.
   4. Touche « Choisir le fichier » et prends ton fichier Excel (.xlsx) ou CSV. L'application vérifie tout et te montre ce qu'elle va créer, sans rien enregistrer.
   5. Si tout est bon, touche « Importer ». Les lignes avec une erreur sont mises de côté, avec leur numéro.

   Tu peux réimporter le même fichier corrigé : les articles déjà créés ne sont pas doublés, leur quantité s'ajoute au stock.

   L'import est réservé à l'admin.

2. Scanner les codes-barres

   Un code-barres, ce sont les petites barres noires sur l'étiquette. Une fois enregistré sur un article, il suffit de le scanner à la caisse : l'article s'ajoute tout seul à la vente.

   1. Ouvre l'article dans « Articles » et descends jusqu'à « Codes-barres ».
   2. Scanne l'étiquette avec le bouton caméra (ou un lecteur branché au téléphone ou à l'ordinateur), puis « OK ».
   3. À la caisse, dans « + Ajouter un article », scanne le code : l'article est ajouté.

   Un lecteur USB ou Bluetooth coûte peu cher et va plus vite que la caméra. Il « tape » le code tout seul dans le champ de recherche.

3. Vendre quand internet coupe

   Si le réseau tombe en pleine journée, continue à vendre normalement. Un bandeau « Hors connexion » s'affiche : les ventes sont gardées dans le téléphone et partent toutes seules dès que le réseau revient. Chaque vente n'est comptée qu'une fois, même si l'envoi est répété.

   1. Avant la coupure, la caisse doit avoir été ouverte et la page « Sorties » ouverte au moins une fois sur ce téléphone.
   2. Vends comme d'habitude. Le reçu indique « hors connexion, envoi en attente ».
   3. Au retour d'internet, un message confirme l'envoi. Touche « Voir » dans le bandeau pour suivre les ventes en attente.

   Sans internet, la vente à crédit n'est pas possible, et le stock affiché est celui de la dernière connexion. Si une vente est refusée à l'envoi (pièce déjà vendue sur un autre téléphone, par exemple), elle reste dans « Voir » : renvoie-la ou abandonne-la.

Un devis, c'est une promesse de prix écrite. Le client te demande combien coûtent ses matériaux, tu lui donnes le papier, il revient acheter plus tard. Tant qu'il n'achète pas, rien ne sort du stock.

1. Créer le devis

   1. Ouvre « Devis » puis « Nouveau devis ».
   2. Écris le nom du client et son téléphone.
   3. Choisis combien de temps le prix reste valable : 7, 15 ou 30 jours.
   4. Ajoute les articles avec la quantité et le prix proposé. Tu peux ajouter une remise.
   5. Touche « Créer le devis ».

2. L'imprimer pour le client

   Ouvre le devis et touche « Imprimer » : tu obtiens une facture proforma au nom de ta boutique.

3. Quand le client revient acheter

   Ouvre le devis, touche « Client d'accord » si tu veux le noter, puis « Encaisser et vendre ». Choisis comptant ou à crédit. C'est seulement maintenant que le stock baisse.

   La caisse doit être ouverte (« Commencer la journée ») pour transformer un devis en vente.

Certains clients (un maçon, une entreprise de BTP) prennent la marchandise aujourd'hui et paient plus tard. L'application tient leur compte comme un carnet : ce qu'ils doivent, quand ils doivent payer, et ce qu'ils ont déjà payé.

1. Créer la fiche du client

   1. Ouvre « Clients » puis « Nouveau client ».
   2. Écris le nom et le téléphone.
   3. Si tu es l'admin, fixe un plafond : le montant maximum qu'il peut te devoir.

   Tu peux aussi créer le client directement à la caisse, avec le petit bouton à côté du champ « Client ».

2. Faire une vente à crédit

   1. Fais la vente normalement dans « Sorties ».
   2. À l'étape paiement, choisis « À crédit ».
   3. Choisis le client, le délai pour payer (15, 30 ou 60 jours) et, s'il donne une partie maintenant, l'acompte.
   4. Touche « Vendre à crédit ». Le reçu montre l'acompte, le reste dû et la date limite.

   Si la vente dépasse le plafond du client, l'application refuse et te dit combien il peut encore prendre.

3. Encaisser un règlement

   Le client revient payer tout ou une partie de sa dette.

   1. Ouvre « Clients » puis sa fiche.
   2. Touche « Encaisser un règlement », écris le montant ou touche « Tout ».
   3. Choisis comment il paie (espèces, Wave…) et encaisse. L'argent entre dans la caisse du jour.

4. Relancer un client en retard

   Quand une date limite est passée, le client devient « En retard » en rouge. Sur sa fiche, « Relancer sur WhatsApp » prépare un message poli avec le montant exact.

Ces gestes ne sont pas quotidiens, mais ils évitent les mauvaises surprises.

1. Surveiller le stock

   La page « Stock » montre ce qui va manquer en premier. Ce qui passe sous le seuil d'alerte remonte en haut.

2. Lire la recette de la semaine

   « Recette hebdo » compare les jours entre eux. « Activité » raconte tout ce qui s'est passé, vente par vente.

3. Lancer une promotion

   Choisis un produit, son prix promo et les dates. La promotion s'arrête toute seule à la date de fin.

4. Corriger une erreur

   Une vente enregistrée par erreur ? L'admin peut l'annuler dans « Sorties » : le stock revient. Une quantité fausse dans le stock ? L'admin peut l'ajuster depuis la fiche du produit.

   Annuler ou ajuster est réservé à l'admin, et c'est noté dans l'historique.

5. Besoin d'aide ?

   La page « Messages » te met en contact avec l'équipe Mon Djossi. Écris ta question, on te répond ici.